¿Puede una empresa acceder a los correos electrónicos de sus trabajadores con el fin de probar una determinada conducta ilícita?

Derecho Civil, Derecho Laboral, Nuevas Tecnologías 0 David CallejaDavid Calleja

Es numerosa la jurisprudencia que ha venido analizando los requisitos que deben darse a la hora de obtener medios probatorios electrónicos, sobre todo pensando en la obtención y aportación de correos electrónicos. Llegados a este punto señalaremos que la jurisprudencia no es pacifica, sobre todo en virtud del ámbito jurisdiccional en el que puede producirse, así no es lo mismo el criterio que vienen manifestando los tribunales en el ámbito laboral que en el ámbito penal.

No obstante, a continuación, expondremos los criterios que han venido ofreciéndose para que tengamos la capacidad jurídica de afrontar el análisis de esta cuestión cuando lo requiramos en un procedimiento concreto; si bien, entendemos que deberá ser un análisis que, como letrados, debamos efectuar caso por caso.

El criterio jurisprudencial básico lo encontramos en el ámbito del derecho laboral. Se han sucedido numerosos procedimientos judiciales en relación con el conflicto de derechos que se producen entre el control que puede ejercer el empleador sobre los medios que pone a disposición de los trabajadores para desempeñar sus funciones y el conflicto con el secreto de las comunicaciones, el honor y la intimidad de los mismos cuando es necesario acceder a un buzón de correo electrónico para acceder a mails probatorios de una determinada conducta ilícita.

En este sentido, señala distinta jurisprudencia SSTC 96/2012, de 7 de mayo, 14/2003, de 28 de enero, y 89/2006, de 27 de marzo, que el control del empleador no puede ser absoluto, dado que esto podría derivarse en un abuso. Por tanto, con carácter previo a la obtención de la prueba, la empresa debe:

  • Información previa: establecer de forma previa (v. gr. mediante una política) las reglas de uso de los medios tecnológicos con la aplicación de prohibiciones absolutas o parciales.
  • Si existen prohibiciones absolutas no hay una expectativa de intimidad, por ello resulta posible su control total y establecer mecanismos (tipo software) para controlar su uso exclusivamente laboral (Tribunal Europeo de Derechos Humanos 25-6-97, caso Halford; y 3-4-07, caso Copland).

Por último, una vez que existe esta información previa, a la hora de proceder al acceso al correo electrónico del trabajador, para obtener la prueba electrónica propiamente dicha será necesario superar el triple juicio de Proporcionalidad (Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 30 de mayo de 2013), es decir la medida tiene que ser pertinente, adecuada y no excesiva:

  • Medida sea idónea, necesaria, ponderada o proporcional, por derivarse de ella más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto.
  • Acceso al correo justificada y con garantías para evitar conocer elementos de intimidad, privacidad o secreto de las comunicaciones del trabajador.

Obviamente, deben existir razones objetivas y motivadas que legitimen la decisión de control empresarial del correo electrónico.

Este criterio de proporcionalidad puede ser aplicable a la obtención de pruebas electrónicas en el procedimiento civil. Ahora bien, como señalábamos con anterioridad, deberemos tener más precauciones si el procedimiento se desarrolla en el ámbito penal, dado que en estos casos la jurisprudencia viene pronunciándose sobre la necesidad de autorización judicial para el acceso a los equipos y medios informáticos que puedan verse afectados por el secreto de las comunicaciones, el derecho a la intimidad o la privacidad de los titulares (STS, Sala 2, de lo Penal, de 16 de junio de 2014).

Adicionalmente, tal y como exponíamos con anterioridad, a la hora de obtener la prueba debemos hacerlo de manera tal que se evite la manipulación de las mismas, es decir, que, a la hora de analizar, por ejemplo, un correo electrónico, este no haya sido manipulado en función de los intereses de la parte que desea utilizar la prueba.

A estos efectos deberemos estudiar muy cuidadosamente como llevar a cabo la obtención de la prueba y, en muchas ocasiones, acudir a expertos forenses que puedan actuar como peritos en el procedimiento y que nos ayuden a garantizar la no alteración de la prueba. Es frecuente extra copias de los archivos informáticos, con carácter previo a su análisis, firmarlas electrónicamente y depositarlos notarialmente, con la finalidad de poder acreditar que la copia sobre la que se trabaja para la obtención de la prueba es idéntica a la que ha sido depositada notarialmente y, en consecuencia que no ha existido una manipulación de la misma durante el proceso de obtención.


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