El compliance penal es un sistema normativo que forma parte de la regulación interna de la empresa.

A continuación, te mostramos una infografía animada con 10 aspectos que deberías conocer del compliance penal para que puedas entender las implicaciones legales que tiene y por qué deberías adoptarlo en tu empresa.

Compliance penal: 10 cosas que tu empresa debería conocer

1.- Antecedentes

Desde el año 2010, las personas jurídicas pueden ser penalmente responsables por actuaciones delictivas cometidas por personas en su seno y no se ha ejercido el debido control. Desde 2015, se puede eximir de responsabilidad penal a aquellas empresas que acrediten que han adoptado y ejecutado adecuadamente programas de prevención de naturaleza pre-delictual o sistemas de compliance penal.

2.- ¿Qué es?

El compliance penal es un modelo de organización y gestión que forma parte de la regulación interna de la empresa, cuyo objeto principal es crear los mecanismos para identificar y prevenir los riesgos penales a los que se enfrenta la empresa en el desarrollo de su negocio y mitigarlos en el caso de que estos ya hayan ocurrido.

Se trata de un sistema normativo que se integra en el centro de las distintas regulaciones internas de la empresa en el que se identifican los riesgos a los que se enfrenta la compañía, las herramientas para identificarlos, fija las herramientas para prevenirlos y las medidas para mitigarlos.

3.- ¿Para qué sirve?

Además de tratarse de la principal herramienta para prevenir y mitigar los riesgos penales de la empresa, es una herramienta esencial para:

• Prevenir cualquier otro tipo de riesgo al que pueda enfrentarse la Sociedad (responsabilidades civiles, administrativas, reputacionales etc.)
• Favorecer la implantación un sistema de gestión y control de procedimientos incrementando la eficacia en los procesos y coordinación entre departamentos de la organización.
• Facilitar la creación o refuerzo de una cultura empresarial basada en el cumplimiento y respeto a los valores y el código ético instaurado en la empresa.

La unidad en los valores y la cultura empresarial basada en el cumplimiento, no solo mejorará la imagen de la empresa para los integrantes de la misma, sino que también mejorará su imagen hacia el exterior.

4.- ¿Por qué tengo que tenerlo?

A la luz de lo anterior, los principales motivos por los que se debe incorporar un sistema de prevención de delitos son los siguientes:

• Previene la comisión de delitos de los que se derive responsabilidad penal de la empresa y, en el caso de haberse cometido, pueden actuar como eximente o atenuante de la citada responsabilidad.
• Este sistema sirve de punto de conexión entre las distintas regulaciones internas de la compañía (manuales de prevención de riesgos laborales, LOPD, blanqueo de capitales, política de contratación etc.), lo que permite una aplicación coordinada de todos ellas.
• Supone una mejora en los sistemas de control y procedimientos para mitigar cualquier tipo de riesgo que puede asumir la compañía, permitiendo neutralizarlos y mitigarlos previniendo evitando riesgos reputacionales.
• Reduce el riesgo de responsabilidad de administradores y directivos.
• Fortalece la cultura del cumplimiento en la empresa mejorando la imagen de la empresa tanto hacia el interior de la organización como hacia el exterior.

5.- ¿Quién es el responsable de su aplicación?

La responsabilidad de la correcta elaboración, implantación y cumplimiento de las normas previstas en los sistemas de compliance recae en todos y cada uno de los miembros de la organización. Para ello, es fundamental que el órgano de administración y la dirección de la compañía estén completamente involucrados en el proyecto y transmitan al resto de la organización la importancia de su correcta implementación y cumplimiento.

Asimismo, la formación específica a los empleados sobre la existencia y las medidas de control, prevención y detección de riesgos aplicables para su puesto de trabajo es esencial para su comprensión e involucración en el proyecto.

Sin perjuicio de lo anterior, el control de la implementación y aplicación del sistema de compliance por toda la organización (en todos sus niveles) recaerá en el Compliance Officer.

6.- ¿Quién es el compliance officer?

El Compliance Officer u Oficial de Cumplimiento es la persona o el órgano designado por la Sociedad que tendrá poderes autónomos de iniciativa y control del cumplimiento del programa de compliance penal. Su principal objetivo será verificar el cumplimiento y eventual actualización del manual de prevención de delitos de la empresa y así prevenir la comisión de delitos en su seno. El Compliance Officer puede ser un órgano que se integre dentro de la compañía o puede ser un asesor externo.

Asimismo, en las empresas de reducida dimensión, la norma permite que el órgano de administración asuma las funciones del Compliance Officer. La elección de una alternativa u otra dependerá de la actividad desarrollada por la empresa, los recursos que ostente, los riesgos a los que se enfrente, su tamaño etc.

7.- ¿Puedo utilizar un modelo?

Una de las principales características de los manuales de cumplimiento y de las exigencias previstas para los mismos en el Código Penal para que actúen como eximente o atenuante, es que el plan debe estar completamente adaptado a la empresa. Se debe tratar de un traje a medida, confeccionado para cada compañía adaptado a su realidad en el mercado, sistema de funcionamiento interno, organización, recursos etc.

En este tipo de modelos, una diferencia de matiz, puede suponer la asunción de un riesgo relevante para la empresa. Por lo tanto, es fundamental la realización de un estudio individualizado de los riesgos a los que se enfrenta la compañía, la determinación de las medidas a adoptar para prevenirlos y la adaptación de las mismas a la realidad de cada empresa hace que los programas sean únicos y personalizados para cada compañía.

8.- ¿Tengo que actualizarlo?

Como todo sistema, las organizaciones son entes vivos que evolucionan con el tiempo y las distintas oportunidades y amenazas que les rodean. Fruto de estos cambios (incorporación de nuevas actividades y/o procesos, modificación de sistemas de gestión etc.) los riesgos a los que se puede enfrentar la empresa y su grado de exposición, así como los mecanismos y protocolos para prevenirlos, identificarlos o mitigarlos pueden quedar obsoletos.

Con el fin de adecuar el manual a la realidad cambiante de la sociedad, es esencial que este vaya actualizándose de forma periódica y cada vez que haya una modificación relevante en la sociedad.

9.- ¿Tengo que implementar un canal de denuncias?

Uno de los principales mecanismos que facilita la participación de todos los integrantes de la organización en la identificación de riesgos y prevención de delitos es el canal de denuncias. Ello debido a que es la forma de dar voz a cada una de las personas que la integran aportando información “de primera mano” que de otra manera podría verse diluida en el seno d la organización.

Este canal de denuncias puede ser gestionado de forma interna o externa de la sociedad y las denuncias pueden configurarse como anónimas o no, todo ello dependiendo de las características de la compañía, riesgos a los que se enfrente, tamaño y recursos etc.

10.- ¿Qué recursos debo dotarle?

Como todo proyecto, la instauración y mantenimiento de un sistema de compliance penal requiere la dotación de recursos. Para que el sistema se presuma válido y eficaz para la prevención de delitos, además, el Código Penal exige que exista una dotación presupuestaria autónoma para este fin y que además sea suficiente. De esta cantidad dispondrá el Compliance Officer.

La autonomía de estos recursos es lo que garantiza la independencia del Compliance Officer en el ejercicio de sus funciones en la medida en que no dependerá de ningún departamento.

En lo que respecta a la suficiencia, de nuevo, todo dependerá del tipo de empresa en la que se implemente el sistema, su tamaño, organización, actividades de riesgo etc.

Esta adaptación a la realidad de cada una de las empresas es lo que permite a las empresas de pequeñas dimensiones se les permite una menor exigencia de recursos y adaptación razonable de las obligaciones formales previstas en el Código Penal a los sistemas de cumplimiento a los recursos que estas dispongan.