Con la llegada del buen tiempo se multiplican las ofertas de música en directo y de festivales, y aunque por su naturaleza son eventos efímeros, que duran pocos días, detrás de ellos hay un gran trabajo de planificación y organización que se prolonga prácticamente durante todo el año.
Desde un punto de vista laboral y de Seguridad Social, lo primero que debemos hacer es ver qué puestos de trabajo va a asumir la empresa encargada de la organización del festival, ya que, en este tipo de eventos se suelen externalizar servicios, como el servicio de barras de bebidas o el servicio de alimentación a través de los FoodTrucks.
Lo segundo, será distinguir entre el personal que prestará servicios vinculados directamente a la actividad artística, incluidos los técnicos y auxiliares, que sean imprescindibles para la ejecución del evento, y aquellos otros que no. Esta distinción determinará el encuadramiento en Seguridad Social, ya que, se puede dar la casuística de que parte de la plantilla esté afiliada en el Régimen General y, otra en el Régimen Especial de Artistas.
Aunque pueda parecer intranscendente, esta es una decisión de gran calado, ya que, nos permitirá utilizar o no, el contrato temporal de artistas regulado en el Real Decreto 5/2022, de 22 de marzo, que es uno de los pocos contratos temporales que perviven tras la reforma laboral y, además nos evitará incurrir en el recargo de cotización que se aplica a los contratos temporales de duración inferior a 30 días.
Una vez determinado el régimen de afiliación para cada uno del personal contratado, habrá que determinar la normativa aplicable junto con el Convenio Colectivo.
La normativa de referencia en esta materia la constituye el Estatuto de los Trabajadores, el Real Decreto 1435/1985, de 1 de agosto, por el que se regula la relación laboral especial de los artistas en espectáculos públicos y el Convenio Colectivo aplicable a la actividad de la empresa.
El Convenio Colectivo de aplicación condicionará las retribuciones mínimas a percibir por los trabajadores (y también otros aspectos como la obligatoriedad de contratar seguros de enfermedad, accidente o muerte). Lo habitual es que se aplique el Convenio Colectivo estatal del personal de salas de fiesta, baile, discotecas, locales de ocio y espectáculos de España, pero habrá que analizar si resultan de aplicación otros Convenios a nivel provincial o autonómico.
Desde nuestro punto de vista, la gestión de los festivales es compleja, no sólo por la cantidad de decisiones técnicas que hay que tomar relativas a la naturaleza de la relación laboral, mercantil, civil, al encuadramiento, al tipo de contrato a utilizar o a las cláusulas que deben incorporarse en los contratos para adaptar su contenido a las necesidades del evento, si no especialmente, por el desafío organizativo que representa el tener que dar de alta y baja a un gran número de trabajadores, redactar los contratos, poner a disposición y gestionar la firma de toda la documentación, incluida la preventiva, en un escaso margen de tiempo.
Además, es habitual pactar con el trabajador un precio hora, lo que obliga a la empresa a establecer mecanismos de revisión y control sobre los registros horarios de los trabajadores (p.ej. solicitando la validación de los responsables de las horas registradas por los trabajadores), lo que complica la gestión de la nómina y obliga a disponer de una infraestructura técnica y de los medios adecuados para manejar un gran volumen de documentación y de datos en un reducido periodo de tiempo.
Otros aspectos a tener en cuenta
Otros aspectos que también deben ser controlados son los relativos a la coordinación de actividades empresariales (cuando en el recinto o centro de trabajo esté presente más de una empresa) o las precauciones que se deben adoptar para reducir las responsabilidades salariales y de Seguridad Social en el que puede incurrir la empresa principal si subcontrata la prestación de servicios (artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores).
Y el trabajo no termina cuando empieza el evento y están todos los trabajadores dados de alta y con toda la documentación firmada y en orden, si no que entra en otra fase: la de atención a las posibles variaciones que se puedan producir durante el desarrollo del espectáculo o de la producción, como por ejemplo, trabajadores que no se presentan al puesto y deben ser sustituidos en el acto, dando altas urgentes, lo que exige contar con los medios necesarios para dar respuesta a esas incidencias cuando se producen (normalmente en fin de semana e incluso en horario nocturno) .
Y una vez se apagan las luces y el recinto se vacía, el trabajo continúa. Es la hora de revisar los registros horarios, confeccionar las nóminas y finiquitos, preparar los certificados de empresa, y comenzar a trabajar para que la edición del año siguiente sea, al menos, tan exitosa como la que concluye.
