La era digital llega a las notarías con la nueva Ley 11/2023, de 8 de mayo, que transpone Directivas de la Unión Europea en materia de digitalización de actuaciones notariales y registrales.  

Esta nueva ley entra en vigor hoy en lo que respecta a las modificaciones introducidas por su Título IV, relativo a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades, en los artículos 17 a 17 ter, 31, 36 a 38 y la Disposición Adicional Segunda de la Ley del Notariado. 

Por tanto, las notarías dan un gran salto a la digitalización introduciendo novedades como las que exponemos a continuación: 

Protocolo electrónico y sede electrónica 

La nueva ley modifica la Ley del Notariado creando la figura del protocolo electrónico, considerándose los documentos incorporados a este como originales o matrices, prevaleciendo el soporte papel en caso de contradicción entre ambos.   

Además, mediante sistemas de identificación homologados y a través de la sede electrónica notarial, podrá el otorgante o legítimo interesado solicitar copia electrónica o en papel.  

Las copias electrónicas autorizadas podrán expedirse por el notario con su firma electrónica cualificada en las mismas condiciones que las copias de papel y se remitirán también a través de la sede incorporándose sello electrónico con marca de tiempo. Además, se insertará en ellas un Código Seguro de Verificación (CSV). Como consecuencia, se deroga el apartado 7 del artículo 17 bis de la Ley del Notariado que establecía que estas solo eran válidas para una concreta finalidad.  

La información recogida en el protocolo electrónico estará encriptada y en caso de que se extravíe el protocolo en papel, podrá ser reconstituido trasladándose la información desde el protocolo electrónico, así como, todas las notas, diligencias y comunicaciones de autoridades judiciales o administrativas que debían consignarse en el instrumento público y que se incorporarán también al nuevo protocolo.  

Por su parte, el Consejo General del Notariado suministrará a las administraciones tributarias la información contenida en el índice único informatizado con trascendencia tributaria teniendo, estas, acceso telemático directo a dicho índice.  

Otorgamiento y autorización por videoconferencia 

Se introduce el artículo 17 ter en la Ley del Notariado para otorgar y autorizar por videoconferencia los siguientes actos o negocios jurídicos:  

• Las pólizas mercantiles. La remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede notarial implica su consentimiento. 

• La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles, así como cualquier otro acto societario. Salvo aportaciones dinerarias al capital social.  

• Los poderes de representación procesal, para actuar ante las administraciones públicas, poderes electorales y para actos concretos. No los poderes generales o preventivos.  

• Revocación de poderes. Salvo los generales o preventivos.  

• Cartas de pago y cancelaciones de garantías. 

• Actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.  

• Testimonios de legitimación de firmas. 

• Testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.  

• Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.  

• La conciliación. Salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.  

• Actos y negocios jurídicos para los que, de acuerdo con su naturaleza, se establezca reglamentariamente.  

En el acto de otorgamiento el notario exhibirá al compareciente el documento por la plataforma de modo que pueda leerlo, sin perjuicio de su lectura por el notario.  

Si el otorgante no dispusiera de firma electrónica, se le podrá dotar gratuitamente de la misma, limitando su ámbito y vigencia al documento público objeto de intervención. El notario comprobará el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley del Notariado y autorizará mediante su firma electrónica.  

En conclusión, y de acuerdo con en el expositivo de la Ley 11/2023, “este texto parte de la idea de que resulta esencial asegurar un entorno jurídico y administrativo a la altura de los nuevos desafíos económicos y sociales de la globalización y la digitalización para ofrecer las garantías necesarias”.  

Por ello se regulan toda una serie de nuevas funciones para las notarías, basadas en el ámbito digital, que supondrán grandes cambios, especialmente para el derecho mercantil y, con relación a las cuales, nuestro equipo estará a tu disposición para asesorarte.