Desde el mes de mayo del año 2019 es obligatorio para las empresas llevar un registro diario de la jornada de los empleados. Muchas empresas consideran que el riesgo de incumplir esta obligación son únicamente las sanciones que pueda imponer la Inspección de Trabajo, pero la interpretación que están haciendo algunas salas de los Tribunales Superiores de Justicia-en adelante, TSJ- de la norma legal, hace mucho más necesario, si cabe, el llevar un control de la jornada de los empleados, porque a falta de registro, se darán por ciertas las horas extras reclamadas por los trabajadores a la empresa.

Una reciente sentencia del TSJ de Cataluña declara que al establecer la legislación un mandato expreso para que las empresas garanticen el registro diario de jornada, el incumplimiento de este no puede beneficiarles cuando se reclaman horas extraordinarias y en consecuencia se deben aplicar las reglas de inversión de carga de la prueba contempladas en el artículo 217.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC).

Otras sentencias anteriores ya habían establecido esta inversión de la carga de la prueba para este tipo de reclamaciones, pero hasta la fecha siempre se había requerido que el empleado aportara algún tipo de indicio sobre la realización de las horas extras reclamadas. Sin embargo, ahora el TSJ catalán parece evidenciar que no sería necesario que los empleados aportaran indicios sobre la jornada realizada en base a la siguiente argumentación;

“En el supuesto que nos ocupa, dándose por supuesta la vigencia de la relación laboral entre las partes, correspondía al empresario aportar a las actuaciones el registro diario de la jornada laboral del demandante a los efectos de acreditar la realización de las horas extraordinarias postuladas, llevanza de registro horario que constituye una obligación legalmente establecida para el empleador, no pudiendo redundar en su beneficio – dejando sin prueba al trabajador demandante- el incumplimiento de esta obligación legal y, por tanto, correspondiendo al demandado la carga de la prueba en cuanto al horario realmente trabajado. Al no haberlo entendido así la sentencia de instancia debe corregirse que se infringió el art. 217.2”

Este nuevo pronunciamiento es transcendente en el sentido de que, a partir de ahora, se abre la posibilidad de que aumente de manera significativa la litigiosidad en este tipo de reclamaciones, ya que, si un empleado sabe que la empresa no está controlando el registro diario de jornada, ahora tendría muchas más posibilidades de que prosperen sus pretensiones.

Por todo ello, es muy importante que las empresas cumplan con su obligación de registrar de forma diaria la jornada de sus empleados.

¿Qué dice exactamente la ley respecto a esta obligación?

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET): “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece este artículo”

Lo que nos dice la norma, es que el registro se debe realizar de forma diaria, y en el mismo deben aparecer registradas las horas de entrada y salida del trabajo. También es importante anotar las pausas realizadas en el trabajo, puesto que, en caso contrario, si no se computan dichas pausas, se considerará como tiempo efectivo de trabajo.

¿Qué sistema de fichaje debo usar?

La normativa no regula mucho más acerca de qué sistema es el adecuado para llevar a cabo dicho registro, tan solo el TS nos dice que el sistema de fichaje debe ser objetivo, fiable y accesible, por lo tanto, pueden ser válidos sistemas de fichaje manuales (papel, Excel, etc), como aplicaciones informáticas o sistemas de registro con datos biométricos, siempre y cuando cada uno de estos cumpla con las condiciones establecidas anteriormente.

No obstante lo anterior, con los sistemas de registro de jornada que utilicen huellas biométricas, deben tener cuidado de implantarlo de la forma correcta, puesto que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) podría sancionarnos si no se ha realizado una evaluación correcta del impacto para garantizar la protección de datos.

A modo de conclusión, debemos señalar la importancia de llevar al día el registro de jornada de nuestros empleados, debido ya no solo a las sanciones que nos pueda imponer Inspección de Trabajo, sino para evitar que aumenten las reclamaciones de cantidad por la realización de horas extraordinarias. Además, el sistema que utilicemos para registrar la jornada debe cumplir con las pautas que marca el Tribunal Supremo.